Deux outils permettent de chiffrer une affaire dans Fitnet : le Devis et le Planning. Attention : ces deux outils sont disponible en statut “Ouvert” de l’affaire uniquement.
L’outil Devis
Disponibilité de la fonction
L’outil devis est disponible :
- Sur toutes les affaires quel que soit le mode de facturation choisi
- En statut “Ouvert” uniquement : car lancer l’affaire revient à “figer” le devis
Le devis comporte quelques particularités selon le type d’affaire :
- Forfait et Activités internes : pas de restriction, le devis peut contenir aussi bien des Articles que des Services
- Régie et Régie plafonnée : seuls les types de prestation de nature “Service” sont disponibles. Il n’est pas possible de créer un devis avec des articles.
- Vente : Les types de prestations “Articles” sont toujours disponibles. Attention : les types de prestation “Service” sont disponibles à la seule condition que le paramètre “affectation sur les ventes” soit actif.
Création suppression et modification du devis
Le devis permet d’ajouter autant de ligne que souhaité.
Le devis peut comporter des types prestations de nature Services, de nature Article ou autre (pas de type de prestation choisi). L'unité, le prix unitaire et le coût unitaire héritent directement du type de prestation choisi, ces valeurs peuvent être prédéfinies depuis le paramétrage mais sont modifiables. Sur la ligne du devis il faudra alors renseigner :
- Le profil
- Le type de prestation (si la fonction est active)
- Les dates de début et de fin
- La quantité
- L'unité
- Le prix unitaire
- Le coût unitaire
Le montant (respectivement les charges) est directement calculé de l'unité et du prix unitaire (resp du coût unitaire) :
Le système crée un nouveau volet intitulé “Devis” dans lequel il est possible de :
- Modifier les éléments de chaque ligne créée
- Supprimer des lignes
- Ajouter de nouvelles lignes
- Ordonner les lignes
Il est important de noter que la possibilité d’intervenir sur les éléments du devis est strictement liée au statut de l’affaire : une fois l’affaire lancée le devis n’est plus éditable.
Export PDF du devis
Le PDF peut être exporté à tout moment via le bouton Action devis.
L’export du PDF se fait au choix :
- Avec logo et pied de page
- Sans logo ni pied de page
Il est possible d’enregistrer une date - reprise sur le PDF - facultative et toujours modifiable. Le modèle de mise en page de l’export PDF est configurable.
Astuce de mise en page : Sur une ligne de devis, renseigner uniquement un libellé en laissant tous les autres champs à vides/à zéro permet de créer un “titre” dans l’export PDF. En effet, seule le libellé apparaît - les 0 ne sont pas affichés dans les colonnes. Attention si tout autre élément autre que le libellé est renseigné cette règle - stricte - ne s’applique pas.
Envoi par mail du devis
Le bouton Action du devis permet également d’envoyer directement le devis par email.
Il sera possible de sélectionner un modèle d’email - qui peut être préalablement configuré pour faciliter les envois. Puis le/les contacts clients destinataires doivent être sélectionnés.
Le devis est envoyé et le système conserve l’historique des envois.
Ajustement du montant de la prestation sur le chiffrage du devis
Une nouvelle ligne “montant du devis” est alors créée dans la description de l’affaire. La check-box associée à ce montant permet de “Valider le devis” c’est à dire ajuster le montant de l’affaire au montant prévu au devis.
L’outil Planning
L’utilisation du planning - via création d’un “planning initial” sur une affaire - est un autre moyen d’obtenir chiffrage de l’affaire. Pour plus d'information consultez cet article.