La création des affaires se fait depuis le module “Affaire” :
- Soit depuis le bouton Créer > Créer une affaire
- Soit depuis la base d’affaire > via le bouton “Ajouter” en haut du tableau
- Soit depuis un projet > via le bouton “Action” - “rattacher une affaire”
- Soit depuis la fiche client > via l’onglet “Affaire” - “Ajouter”
Plusieurs champs de description permettent de renseigner les éléments d’une affaire.
Champs obligatoires
- Société : Fitnet est multisociété. Si plusieurs sociétés sont paramétrées, l’affaire est rattachées par défaut à la société dans laquelle l’utilisateur se trouve lors de la création
- Client : On sélectionnera un client de la base existante ou si il s’agit d’un nouveau client Fitnet propose de créer rapidement depuis le bouton “Ajouter” en haut du tableau. Une fiche de création rapide en pop-up permet de renseigner rapidement les éléments de la base du client.
- Dates de début / fin : Ces informations sont obligatoires pour pouvoir classer et retrouver les affaires - notamment dans les reporting. Ce champ est toujours modifiable; on pourra donc renseigner des dates provisoirement et les modifier ultérieurement.
- Libellé de l’affaire : le nom de l’affaire
- Le mode de facturation : voir ci-dessous la section “les différents types d’affaires”
Les différents modes de facturation
Le choix du mode de facturation est primordial car il va conditionner le comportement de l’affaire.
Les différents modes de facturation disponible sont :
- Abonnement
- Forfait
- Régie
- Régie plafonnée
- Vente
- Activité interne
Comportement de la facturation de l’affaire selon le type retenu
Abonnement
Un Abonnement correspond à une Prestation de Service récurrente facturée selon un “Planning de facturation” (qui peut être mensuel, trimestriel, semestriel, annuel). Des échéances facturables seront générées automatiquement en fonction du planning.
Forfait
Deux possibilités de gérer la facturation du forfait. Soit le forfait est lui même l’échéance de facturation : le système proposera donc une facture à la date d’échéance sélectionnée. Soit le forfait n’est pas l’échéance de facturation et il appartient à l’utilisateur de gérer ses échéances - en les créant depuis le bouton “action” (cas du mode “facturation > échéancier”).
Régie plafonnée
La facturation se comporte comme une régie jusqu’à un certain montant défini. Le dépassement du montant du plafond entraîne l’arrêt du comportement “régie” - les temps passés ne sont plus automatiquement facturés.
Régie
Fitnet proposera automatiquement la facturation des temps réalisés (sur la base de l’activité saisie par les collaborateurs) selon le plan de facturation choisi (mensuel, trimestriel, semestriel).
Vente
Permet de facturer des livrables. L’affectation des collaborateurs sur une vente est disponible (à activer dans le paramétrage) - la production réalisée par le collaborateur est valorisée et sert donc d’axe d’analyse en terme de rentabilité.
Le coût généré par les collaborateurs affectés sur une vente est pris en compte pour le calcul de marge.
Le CA d’une vente n’est généré que par les livrables planifiés sur la vente. Le montant de la production réalisée est disponible pour comparaison, dans la description et les tableaux de bord de l’affaire.
Activité interne
Ces activités excluent par définition toute notion de facturation. Par nature les affaires type Activités Internes ne permettent pas d’enregistrer un tarif journalier (TJM) pour les collaborateurs. Seuls les coûts sont enregistrés sur l’affaire. Les activités internes sont considérées dans les reportings comme des activités hors contrat.
Champs facultatifs
- BU (Business Unit) : La gestion des BU est optionnelle. Si elle est active elle permet de répartir les affaires en les rattachant à un BU.
- Projet : pour rappel les affaires peuvent exister de manière indépendant ou être rattachée à un projet. Ce champ permet de rattacher l’affaire à un projet existant ou d’ajouter un nouveau projet immédiatement si il n’existe pas encore.
- Numéro de commande : champ libre
- Centre de profit : champ libre - désactivable dans le paramétrage.
- Description : champ libre pouvant apparaître sur les factures
- Commentaire : champ libre destiné à permettre une communication en interne
- Clauses particulières : champ libre pouvant apparaître sur les factures
- Numéro d’affaire : Pas défaut ce champ est inactif - il faut l’activer dans le paramétrage. L'incrémentation est automatique (le système cherche le dernier numéro existant et crée automatiquement le numéro suivant). Il est possible de paramétrer un préfixe par société et de configurer la longueur de la numérotation retenue. L’incrémentation de la numérotation s’effectue bien société par société.
Les types d’affaires et catégories d’affaires
Pour typer les affaires, il existe 2 niveaux hiérarchiques :
- Les types
- Les catégories
Les types et les catégories d’affaires s’activent dans les paramètres, onglet Affaires, partie Fonctionnalités.
Pour activer la hiérarchie entre Types et Catégories, il faut aller dans les paramètres, onglet Affaires, partie Ergonomie.
Typer les affaires permet d’identifier les comptes rattachés lors de l’intégration comptable : un type est associé à un compte. En typant l’affaire, on le lie à un compte.
En effet, on rattache à un compte produit un ou plusieurs types d’affaires.
Dans le bilan des affaires, il est possible de valoriser les résultats par types ou catégories d’affaires.