¿En qué lugar del sistema puede crear un contrato?
La creación de contratos se realiza desde el módulo “Contratos”:
- Desde el botón Crear > Crear un contrato.
- Desde la lista de contratos > botón “Agregar” arriba de la tabla.
- Desde un proyecto > botón “Acciones” - “enlazar un contrato”.
- Desde la ficha de un cliente > pestaña “Contrato” - “Agregar”.
Varios campos descriptivos permiten crear un contrato.
Campos obligatorios
- Empresa: Fitnet es multi-empresa. Si varias empresas son configuradas, el contrato es vinculado por defecto a la empresa en la cual el usuario se encuentra en el momento de la creación.
- Cliente:
- Se puede seleccionar un cliente de la base existente
- o si es un nuevo cliente Fitnet propone la creación rápida desde el botón “Agregar” arriba de la tabla. Una ficha de creación rápida en una ventana emergente que permite ingresar rápidamente los elementos de un cliente.
- Fechas de inicio / fin: estas informaciones son obligatorias para poder filtrar y encontrar los contratos en los reportes. Este campo es editable, por lo que podemos ingresar fecha tentativas y modificarlas luego.
- Nombre del contrato
- El modo de facturación: ver abajo la siguiente sección “Tipos de contratos”
Tipos de contratos
Los diferentes tipos de contratos corresponden al modo de facturación deseada. La elección del modo de facturación es primordial porque el va a condicionar el contrato.
Los diferentes modos de facturación disponibles son:
- Contrato por importe fijo.
- Contrato a precio diario.
- Contrato a precio diario limitado.
- Venta.
- Actividad interna.
Comportamiento de la facturación del contrato según el modo de facturación seleccionado.
Contrato por importe fijo
Dos formas posibles de administrar la facturación: Contrato y Abono, el sistema propondrá una factura en la fecha de factura seleccionada o Fechas de facturación manual, el usuario es quien administra las fechas de facturas creandolas desde el botón “Acciones”.
Contrato a precio diario
Fitnet propondrá automáticamente la facturación del tiempo trabajado ( tiempo ingresado por los empleados) según el plan de facturación seleccionado (mensual, trimestral, semestral).
Contrato a precio diario limitado
La facturación se comporta como un contrato a precio diario pero hasta un monto máximo definido. Si se pasa del monto máximo definido el contrato deja de comportarse como un contrato a precio diario, es decir, el tiempo trabajado deja de ser facturado automáticamente.
Venta
Permite administrar y facturar los ítems de venta sin tener en cuenta la planificación.
Actividad interna
Las actividades internas excluyen todo tipo de facturación. Por naturaleza en los contratos de tipo actividades internas no permiten registrar una tarifa diaria para los empleados. Solo los costos son almacenados en el contrato. Las actividades internas son consideradas en los reportes como actividades fuera de contrato.
Campos opcionales
- UN (Unidad de Negocio): La gestión de las Unidades de Negocios es opcional. Si está se encuentra activa permite repartir los contratos y enlazarlos a una UN.
- Proyecto: los contratos pueden existir de manera independiente o estar vinculados a un proyecto. Este campo permite vincular el contrato a un proyecto existente o agregar un nuevo proyecto inmediatamente si no existen aún.
- Número de pedido: Campo libre.
- Centro de beneficio: Campo libre - se puede desactivar en los parámetros.
- Descripción: campo libre puede aparecer en las facturas.
- Comentario: campo libre destinado a una comunicación interna
- Cláusulas particulares: campo libre puede aparecer en las facturas.
- Numéro de contrato: por defecto este campo está inactivo - se debe activar en los parámetros. La incrementación automática (el sistema busca el último número existente y crea automáticamente el número siguiente). Es posible configurar un prefijo por empresa y definir el tamaño de la numeración retenida. La incrementación de la numeración se efectúa por empresa.