INTRODUCCIÓN
La creación de una asignación desde un contrato se efectúa desde el menú [Acciones] > Asignar un empleado. Existen 3 planificaciones diferentes, disponibles según el estatus del contrato.
ESTATUS DE LOS CONTRATOS Y PLANIFICACIÓN ASOCIADA
Los contratos siempre tienen un estatus; esto permite distinguir las fases:
- Oportunidad: Pre-venta y negociación comercial
- Lanzado: en Producción
- Cerrado: fase final
- Cancelado: fase de final
Contrato en estatus Oportunidad y la Planificación Inicial
Definición
El primer estatus al generar un contrato es Oportunidad. En esta fase, el contrato no está aún en producción, por lo que no se puede imputar tiempo ni gastos.
Gestión de la planificación
En el estatus “Oportunidad” podemos crear una primera planificación: la “Planificación inicial” con el fin de asignar los empleados para construir un estimado.
Fitnet administra automáticamente la “Planificación inicial” del contrato.
Contrato lanzado y la Planificación Estimada / Realizada
Definición
Lanzar un contrato es ponerlo en la fase de producción: en estatus “lanzado”. En esta fase, el contrato está disponible para la imputación de tiempo y gastos. Los datos serán tomados en cuenta en los reportes de los Contratos.
Gestión de la planificación
Luego que un contrato es lanzado, el sistema Fitnet:
- Fija y almacena el histórico de la “Planificación inicial”: cerrada a toda acción siendo imposible su modificación. Esto servirá para fines de análisis y comparación.
- Crea la “Planificación Estimada”: copiando la “Planificación inicial”. Es sobre esta planificación que las acciones de planificación se harán de ahora en adelante.
- Crea la “Planificación Realizada”: esta planificación retoma la actividad realizada ingresada por los empleados. Ella es editable por los empleados habilitados a nivel del contrato.
ATENCIÓN: La planificación estimada por defecto toma en cuenta en el pasado el tiempo imputado por los empleados en los contratos y en el futuro lo estimado. Existe un parámetro que permite visualizar solamente lo estimado en la Planificación Estimada. Para activarlo debe ir a los parámetros del sistema, pestaña Actividades y activar el parámetro Visualizar en el pasado los días estimados en la Planificación Estimada.
En este estatus toda acción de planificación se hace vía la “Planificación Estimada”, pudiendo :
- Modificar las asignaciones iniciales: días, tarifas, servicios/entregables, fechas etc.
- Agregar nuevos empleados a la planificación del contrato.
- Eliminar asignaciones
Es a partir de esta “Planificación estimada” que las hojas de actividades de los empleados se completan.
ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE LO INICIAL Y LO ESTIMADO
En cada contrato una herramienta “Análisis” permite obtener en tiempo real un comparativo entre la planificación inicial y la planificación estimada.
Varias consideraciones y valoraciones están disponibles.
ASIGNACIÓN DE EMPLEADOS
Datos de la asignación
Luego de agregar un recurso a la planificación un popup “Detalles de la asignación” permite registrar las informaciones relacionadas a la intervención del empleado:
- Tarifa Diaria: un valor por defecto fue registrado en la configuración de los perfiles del empleado. Este campo es editable a nivel de la asignación y permite reajustar la tarifa sobre cada nuevo contrato.
- Costo Misión / día: campo opcional que permite especificar un presupuesto de notas de gastos por defecto por día de intervención.
- Info: campo opcional que permite especificar informaciones diversas.
- Servicio / Entregable: campo opcional que puede ser desactivado en la configuración. Este campo permite precisar la tarea que se realizará en la intervención.
- Fecha de inicio / Fecha de fin: ellas definen el periodo de intervención del empleado. Por defecto Fitnet toma las fechas de inicio/fin del contrato.
- Actividad por defecto: campo que permite crear el tiempo estimado de la intervención definido según la malla de tiempo configurada.
Asignación en masa
De manera clásica la asignación de empleados se hace de manera nominativa seleccionando uno por uno los empleados que van a intervenir en el contrato.
Sin embargo, es posible abrir el contrato a un grupo de personas sin asignación nominativa:
- Contrato > menú [Acciones] > “Asignar una UN/Equipo”
Esta manipulación permite a todos los empleados enlazados a una UN o Equipo acceder al contrato y declarar el tiempo trabajado.
La función de UN/Equipo es una opción que se activa y desactiva en la configuración.
El contrato es potencialmente disponible en la hoja de actividades de los empleados que pertenecen a la UN/Equipo sin ser inmediatamente listados en la hoja de actividades: es el empleado quien decide agregarlo o no.
Si el empleado no activa el contrato en cuestión en su hoja de actividades – si el no declaró tiempo trabajado en este contrato:
- La actividad no aparece en su planificación estimada
- Los empleados no aparecen en la planificación del contrato en cuestión
Atención: la Tarifa diaria es única para el conjunto del equipo sin distinción entre los recursos; se podrá sin embargo, modificarla una vez que el empleado sea asignado al contrato en su hoja de actividades accediendo a la planificación del contrato.