Pour modifier le paramétrage du module Frais, aller dans le paramétrage > onglet Activités > Frais.
Si votre environnement est multisociété et vous voulez faire la modification d'un paramétré uniquement sur une des sociétés, il faut donc sélectionner le champ d’application.
Activer la gestion d'états des Feuilles de frais
Activé : Lors de la saisie des frais dans "Notes de frais", une option "Etat des Feuilles de Frais" est disponible. Elle permet de sélectionner le statut, soit "ouvert" (des frais peuvent être ajoutés) soit "complet" (la saisie n'est plus possible).
Désactivé : Il n'est pas possible d'indiquer que la feuille de frais est complète.
Activer la gestion des débours sur les catégories de frais
Activé : Permet d’avoir accès au selectmenu sur la Catégorie de frais pour définir s'il s'agit d'un Frais ou un Débours. Pour plus d'information sur cette fonctionnalité, cliquez ici.
Désactivé : Par défaut tous les Frais sont des Frais dans la Catégorie de Frais.
Activer la gestion des véhicules
Activé : Active la configuration des véhicules et les barèmes kilométriques. Débloque la catégorie de note de frais "Frais kilometriques" en relation avec ces points de configuration (Configuration > Activités). Pour plus d'information sur cette fonctionnalité, cliquez ici.
Désactivé : Ne permet pas la gestion d'un catalogue de véhicules et de barèmes kilométriques.
Activer la propriété compteur de notes de frais
Activé : Active un compteur de notes de frais, propre à chaque collaborateur. Le format est le suivant : MM-AA-XXX, avec MM le numéro du mois, AA les deux derniers chiffres de l'année, et XXX l'incrément. Pour plus d'information sur cette fonctionnalité, cliquez ici.
Désactivé : Les frais sont numérotés simplement, de 1 en 1, par collaborateur
Activer le module Intégration Comptable pour les frais
Activé : Active l'intégration comptable pour les frais. Débloque le journal des frais dans Reporting > Comptabilité > Journal des frais. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, cliquez ici.
Désactivé : Les écritures comptables pour les frais ne sont pas générées, le Journal des Frais n'est pas disponible.
Choix d'affichage pour les frais
- Montant remboursé : Au niveau de la saisie des frais, seul le montant "remboursé" s'affiche.
- Montant facturé : Au niveau de la saisie des frais, seul le montant "facturé" s'affiche.
- Montants remboursé et facturé Au niveau de la saisie des frais, les 2 montants "facturé" et "remboursé" s'affichent.
Consolidation de la ligne comptable tiers personnel
- Unitaire : Dans le Journal des Frais, la consolidation des lignes de frais est unitaire par le compte tiers du collaborateur.
- Mensuelle : Dans le Journal des Frais, la consolidation des lignes de frais est mensuelle par le compte tiers du collaborateur.
Date retenue dans les écritures comptables (uniquement en mode unitaire)
- Mois d'imputation : Date pour la génération de l'écriture comptable = le premier jour du mois d'imputation.
- Date de facture : Date pour la génération de l'écriture comptable = date de facture.
Inclure la signature dans l'export PDF des frais
Activé : L'export pdf des frais contient un bloc signature.
Désactivé : L'export pdf des frais ne contient pas de bloc signature.
Longueur de la propriété compteur de notes de frais
Longueur de la chaîne de caractère XXX, cf AF4. Il faut activer préalablement le paramétré Activer la propriété compteur de notes de frais.