Il est possible de gérer des véhicules depuis la configuration et depuis les fiches collaborateurs du module Dossiers RH.
Depuis la configuration
Dans la Configuration -> Activités -> Véhicules : Gérer les véhicules va permettre de configurer la liste de véhicules disponibles dans le parc automobile de l’entreprise.
2 listes sont disponibles :
- Véhicules actifs : disponibles à la saisie des frais.
- Véhicules inactifs : non disponibles pour la saisie des frais.
A l’ajout d’un Véhicule, il faut renseigner ses caractéristiques. Il s’agit principalement des informations disponibles sur la carte grise.
Le 
à côté de chaque champ fait référence aux indications de la carte grise.
Une fois un véhicule enregistré, il est possible de lui attacher une pièce jointe (comme par exemple la copie de la carte grise ou le certificat d’immatriculation).
- Collaborateur :
- ce champ est obligatoire uniquement pour les Véhicules de type Particulier
- si aucun Collaborateur n’est associé au véhicule, celui ci sera disponible à la saisie de Frais kilométriques pour tous les collaborateurs de l’entreprise
- si un Collaborateur est associé au véhicule, celui ci sera disponible à la saisie de Frais kilométriques uniquement pour ce collaborateur
- Immatriculation : cf carte grise
- Date de mise en circulation : cf carte grise
- Date d'immatriculation : cf carte grise
- Marque : cf carte grise
- Modèle : cf carte grise
- Date de début / Date de fin :
- permet de restreindre la liste de véhicules disponibles lors de la saisie de frais kilométriques
- une Date fin dans le passé permet de désactiver un Véhicule
- Véhicule :
- Particulier
- le véhicule appartient au Collaborateur
- une note de frais saisie sur ce véhicule :
- permettra un calcul automatique de l’indemnité à lui rembourser
- permet de constater une charge sur une affaire
- Possédé par la société
- le véhicule appartient à la Société
- une note de frais saisie sur ce véhicule :
- permet de constater une charge sur une affaire (charge forfaitaire, pour les calculs de Marge et Rentabilité)
- on n’en tient pas compte dans les Reportings globaux tels que la Compta Fournisseurs ou le Résultat annuel (les “vraies” charges de ce type de véhicule étant les frais réels : amortissement, carburant, assurance, entretien …)
- aucune écriture comptable n’est générée
- Loué par la société
- le véhicule est loué par la Société
- une note de frais saisie sur ce véhicule :
- permet de constater une charge sur une affaire (charge forfaitaire, pour les calculs de Marge et Rentabilité)
- on n’en tient pas compte dans les Reportings globaux tels que la Compta Fournisseurs ou le Résultat annuel (les “vraies” charges de ce type de véhicule étant les frais réels : location, carburant, assurance, entretien …)
- aucune écriture comptable n’est générée
- Identique au type “Possédé par la société”, mais distinction nécessaire pour le calcul de la TVS
- Particulier
- Réception par type (conformité) : cf carte grise
- Catégorie : cf carte grise
- Carburant : cf carte grise
- Puissance fiscale : cf carte grise
- CO2 (g/km) : cf carte grise
- Grille de barème associée : permettra le calcul automatique des indemnités
- Barèmes kilométriques (impôts) : par défaut le système propose le barème fiscal fixé par les impôts chaque année (fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule).
- Autres grilles : grilles créés et fixées librement par l’utilisateur
Depuis la fiche collaborateur
Directement depuis la fiche Collaborateur, il est possible de lui rattacher un véhicule :
- via le bouton ACTIONS -> Rattacher un véhicule
- depuis l’onglet Véhicules -> bouton RATTACHER (si il y a déjà un véhicule de rattaché)
La procédure est identique à celle de la Configuration.
