La gestion des collaborateurs externes dans Fitnet s'apparente à quelques détails près à la gestion des ressources internes.
La création du collaborateur externe
Afin de créer un collaborateur externe (qui sera considéré comme prestataire externe affecté sur les affaires), la procédure est exactement la même que pour une ressource interne de l'entreprise. Se rendre donc dans Dossiers RH > Collaborateurs puis "ajouter".
L'unique différence lors du renseignement de sa fiche collaborateur se fait au niveau du type collaborateur. Comme on le voit ci-dessous, il doit être renseigné sur "Externe".
Pour toute autre information qui se trouve sur la fiche collaborateur, voir la section Dossiers RH.
Le collaborateur externe étant considéré comme une ressource dans l'application, il est nécessaire de rattacher un accès utilisateur au profil collaborateur (au même titre que les collaborateurs internes).
L'affectation du collaborateur externe
Pour affecter un collaborateur externe sur une affaire, la procédure est similaire que pour un collaborateur interne. Nous vous invitons à consulter l'article sur ce sujet.
Lorsque l'on affecte un collaborateur externe, des champs supplémentaires sont à renseigner dans la pop-up d'affectation.
Les champs supplémentaires qui apparaissent sont encadrés en orange et correspondent aux modalités de règlement du prestataire :
- Le tarif d'achat : charge journalière que génère le prestataire externe (le collab. externe)
- La condition de règlement : correspond aux conditions de règlement du fournisseur rattaché à ce collaborateur externe
- Achat prestataire : permet de sélectionner l'achat de prestataire en référence à l'affectation de ce collaborateur externe.
- Taux de TVA de la facture : Le taux de TVA de la facture pour le fournisseur rattaché au prestataire
- Mode de règlement : mode de règlement de la facture pour le fournisseur rattaché au prestataire.
Saisir du temps, renseigner des notes de frais et soumettre des congés et absences en tant que ressource externe
Le collaborateur externe affecté sur une mission dispose de l'accès au module Activités au même titre que les collaborateurs internes.
L'utilisation du module activités (remplissage de feuille de temps, demande de congés et imputations de frais sur les affaires) est similaire dans son fonctionnement. Pour avoir les détails de l'utilisation du module activités, se rendre ici .
Suivi de l'achat de prestataire externe
Une fois l'achat de prestataire créé, on retrouve la fiche achat, via la pop-up d'affectation :
Dans la fiche de l'achat, on retrouve toutes les échéances d'achat mensuelles :
Les échéances d'achat sont créés automatiquement à partir des temps saisis, comme une régie. Chaque échéance a pour montant HT : Temps saisis sur le mois * Tarif d'achat.
On retrouve les mêmes échéances dans le volet Achat de l'affaire :
Et dans le module Achat > Règlement de prestataire :
On retrouve le détail du montant Total HT:
Montant Total HT = [ (Nb j * Tarif d'achat) + Frais TTC + Mnt Activité horaire ]* %TVA
