Dans Fitnet, il est possible de créer des achats de 2 types différents :
- Les achats ponctuels
- Les achats récurrents : pour planifier un achat régulier
Plusieurs champs sont obligatoires lorsque l'on souhaite créer un achat :
- Le libellé de l’achat : son intitulé dans la solution
- Sa nature : la liste des natures d'achat est configurable depuis le menu de configuration
- Le fournisseur : Fitnet gère la liste des fournisseurs
- La date de l’achat : elle positionne la dépense dans le temps
Tous les autres champs sont facultatifs et permettent de pousser plus loin la gestion de l’achat :
- Imputation sur une mission : l’achat peut intervenir comme charge sur une mission - sinon c’est simplement un achat de “structure”.
- Option supplémentaire : un achat imputé sur une affaire peut être “lié” au statut de l’affaire (ouverte / lancée / clôturée / annulée). Cela implique un changement du statut de l’achat lorsque le statut de l’affaire change. Par exemple un achat “planifié” est poussé en “confirmé” automatiquement lorsque l’affaire sera “lancée”. Cette option n'est disponible seulement qu'après avoir imputé l'achat sur une mission.
- N° commande
- N° facture
- Infos commande
- Le mois d'imputation : le mois pour lequel l'achat est compté dans le système
- Date de règlement planifié / règlement réel : permettront de suivre l’état de l’achat dans le suivi des achats.
- Les propriétés supplémentaires il est possible de rajouter des propriétés personnalisées, qui ne sont pas proposées sur l'écran lors de la création de l'achat.
Une fois les éléments descriptifs enregistrés le système permet d’enregistrer :
- Les Items de l’achat : les éléments effectivement achetés
- Le budget de l’achat : pour enregistrer une ou plusieurs proposition(s) de budget.
Les items de l’achat
Les items simples
Le système demande l’enregistrement obligatoire d’une quantité et d’un coût.
Il est aussi possible de préciser un libellé pour chaque item.
Le bouton [enregistrer] permet de renseigner à la file plusieurs items de suite sans fermer la fenêtre de saisie.
Le montant de l’achat est ainsi automatiquement généré.
Gérer les types de prestations dans les items
Lorsque vous avez des affaires en mode de facturation "vente", et lorsque la gestion du catalogue de prestations pour les livrables des affaires de type vente est active, vous pouvez gérer les types de prestations dans les items d'achat.
Pour activer la gestion du catalogue, se rendre dans Paramétrage > Affaires :
Lorsque vous imputez un achat sur la vente, et que vous ajoutez un item, la pop-up suivante s'ouvre et vous permet de renseigner le libellé, le type de prestation (parmi le catalogue éditable depuis l'affaire, ou depuis la configuration > catalogue de prestations ), la quantité et le prix unitaire.
Le budget de l’achat
La fonction Budget - facultative - peut servir à différentes fins, par exemple :
- Enregistrer le budget alloué au service achat et ainsi constater la marge positive ou négative par rapport à l’achat effectif.
- Enregistrer les différents propositions reçues de la part des fournisseurs pour comparer les offres et en retenir une.
Cas Particuliers : Les achats récurrents
Pour répondre aux problématiques de charges régulières et prévisibles Fitnet permet de créer des achats récurrents.
A la différence d’un achat “simple”, lors de la création d’un achat récurrent une propriété “planification” permet d’étaler la charge sur une période donnée.
Il est donc nécessaire de renseigner une date de début et une date de fin de planification.
Illustration : en créant une charge répartie mensuellement, le système créera plusieurs échéances automatiquement. Il faut noter qu’il n’y a plus de notion de détail des items achetés mais uniquement des charges selon les échéances planifiée.
