Pour configurer une workflow sur les notes de frais, il faut aller dans
Configuration > Workflow > Créer
Saisir une désignation et choisir l'objet cible Frais.
Le cycle de validation disponible sur l'objet Frais est le suivant :
Types de validation
La validation des notes de frais peut être unitaire ou mensuelle.
Validation unitaire
Les notes de frais peuvent être soumises une à une par le collaborateur. La validation est donc unitaire.
Validation mensuelle
Les notes de frais peuvent être soumises une seule fois par mois. Elles sont regroupées dans une feuille de frais mensuelle. Une fois la feuille de frais soumise à validation, le collaborateur ne peut plus saisir de notes de frais sur le mois.
Étapes
4 étapes minimum sont requises :
- 1 étape "soumission" : une seule validation est nécessaire pour traiter la demande.
- 3 étapes "validation" : 3 options possibles pour le valideur pour traiter les demandes reçues.
Retourner la Note de Frais
Dans le cas où la note de frais est retournée à la 1ère étape du workflow, celle-ci ressort du workflow. Le collaborateur peut modifier et soumettre de nouveau la note de frais.
Dans le cas où la note de frais est retournée à la dernière étape du workflow ou étape intermédiaire, celle-ci retourne à l'étape précédente du workflow. Pas de modification possible par le collaborateur.
Refuser la Note de Frais
Clic sur le bouton "Refuser" : la note de frais s'affiche comme "refusée" pour le collaborateur. Celui-ci ne peut plus modifier la note de frais, ni la supprimer. Il est possible d'ajouter un commentaire pour expliquer la raison du refus (cf configuration du workflow).
En tant que valideur ou administrateur, les modifications restent disponibles.
Annuler la Note de Frais
Clic sur le bouton "Annuler" : la note de frais s'affiche comme "annulée" pour le collaborateur. Il peut cependant modifier la note de frais et la soumettre de nouveau.
Colonne "Écritures Comptables"
Il est possible de choisir l'étape de Génération des Écritures comptables des frais. Une étape doit toujours être cochée si le paramètre "Intégration comptable des Frais" est activé.
Colonne "Frais Validés"
Il est également possible de définir l'étape validante, c'est à dire considérer un frais comme s'il était à l'étape 900 et déplacer toutes les actions liées à cette étape finale :
- Prise en compte dans le Bilan Info Paye
- Prise en compte dans les Échéances d'une Avance de type Reprise sur frais exclusivement
Colonne "Frais remboursés"
Il est également possible de choisir l'étape sur laquelle les frais seront considérés comme "Remboursés".
Le fichier SEPA des frais exclut les frais en statut "remboursés".
Notes :
- Cette option "Frais Remboursés" est décochée par défaut dans le workflow.
- Il n'est pas possible de cocher pour une même étape à la fois “Frais validés” et “Frais remboursés” car le fichier SEPA serait toujours vide.
- À la génération du fichier SEPA, s'il n'y a pas d'étape "Frais remboursés" configurée dans le workflow : le montant total de frais à rembourser aux collaborateurs sera exporté.
Colonne "Facturer à partir de"
La colonne "Facturer à partir de" permet de définir l'étape à laquelle les frais "facturables" doivent être facturés (doivent remonter -ou générer- sur une proposition de facture).
Pour avoir plus d'information sur les workflows, consultez cette section.