Les Catégories de frais permettent de paramétrer un comportement commun de l’application pour toutes les notes de frais rattachées à cette catégorie.
Plusieurs points de configuration permettent de paramétrer les catégories de Frais. Elles sont organisées en 4 blocs.
Les Catégories de frais sont MONO-SOCIÉTÉ.
Bloc Propriétés
Type
Il existe 3 types :
- Achats : Catégorie uniquement disponible à la saisie d'un achat
- Achats & Frais : Catégorie disponible à la saisie d'un frais / achat
- Frais : Catégorie uniquement disponible à la saisie d'un frais
Désignation
Champs texte libre, correspond au libellé de la catégorie de frais
Nature de rattachement
Liste des Catégories de frais, qui permet de faire des consolidations au niveau des Reporting, notamment “Compta Fournisseurs”
Type de déplacement
Il existe 3 Types de déplacement / Types de réservation :
- Déplacement
- Frais de séjour
- Location de voiture
Le type de déplacement n'est utilisé que pour les ordres de mission. Un paramètre permet d’activer/désactiver les ordres de mission.
En fonction du Type de déplacement / Type de réservation, les champs à compléter lors de la saisie des Infos voyage seront différents.
Taux de TVA
Liste des taux de TVA configurés dans Fitnet.
Permet un calcul automatique du montant de TVA lors de la saisie d’une note de frais. Le Montant TVA calculé pourra être modifié manuellement - si l'option Blocage TVA est décochée - pour gérer les factures à taux de TVA multiples.
La TVA permet la ventilation du compte de TVA déductible = PIVOT pour l’intégration comptable.
Numéro de compte
Le numéro de compte comptable associé à la Catégorie de frais.
Le numéro de compte permet de faire des consolidations au niveau des Reporting, notamment “Compta Fournisseurs”.
Message personnalisé
Champs texte libre, qui permet de faire remonter un message lors de la saisie des frais.
Dispense de justificatif (si le paramètre Bloquer la soumission de NDF à validation si pas de justificatif rattaché est activé)
Permet d'indiquer qu'un frais portant sur cette catégorie peut être soumis sans justificatif, même si le blocage est activé (ex: les frais kilométriques, qui n'ont pas de justificatif pour chaque catégorie)
Nature à masquer pour la saisie
Permet d'empêcher le collaborateur de saisir sur cette catégorie. Cela permet de créer des catégories spécifiques pour analyser le coût réel du collaborateur (voir Bulletin de Paye), sans qu'elles viennent perturber la saisie des collaborateurs.
Actif
Permet de gérer 2 listes de catégorie de frais. Les catégories inactives ne sont plus disponibles à la saisie des frais.
Bloc Facturation
Facturable par défaut
- Si la case est cochée : La case “Facturable” est cochée par défaut lors de la saisie des frais. Pour rappel, la case Facturable permet de signaler que la note de frais peut faire l’objet d’une refacturation au client. La Note de Frais dont la case Facturable est cochée est retenue pour le calcul du Reliquat de facturation sur les Frais de mission (calculée au niveau de l’Affaire et du Projet).
- Si la case n’est pas cochée : La case “Facturable” n’est pas cochée lors de la saisie des frais. Si L’utilisateur la coche lors de la saisie du frais, c’est le même comportement que pour un Frais facturable.
Montant
3 options disponibles
- Réel :
- Le Montant Facturable est calculé sur la base du montant saisi
- L’utilisateur doit saisir le Montant TTC
- Réel avec plafond :
- Plafond : montant à saisir
- Le Montant Facturable est calculé sur la base du montant saisi dans la limite d’un plafond
- L’utilisateur doit saisir le Montant TTC
- Forfait :
- Montant facturé HT : montant à saisir
- Le Montant Facturable est calculé sur la base d’un montant forfaitaire
- L’utilisateur doit saisir une Quantité
Facturation automatique
- Si la case est cochée :
- Les Frais dont la case facturable est cochée remonteront automatiquement dans les propositions de facture (facture statut ouverte).
- Si un workflow est actif, uniquement les frais validées remonteront sur les propositions de facture.
- Si la case n’est pas cochée :
- les Frais dont la case facturable est cochée ne remontent pas dans les propositions de facture.
- L’utilisateur doit les facturer manuellement.
Refacturation TTC
- Si la case est cochée :
- et Montant = Réel : le montant facturable est calculé sur le Montant saisit TTC.
- et Montant = Réel avec Plafond : le montant facturable est calculé sur le Montant saisit TTC et le plafond s’applique sur le Montant saisit TTC.
- et Montant = Forfait : le montant facturable est calculé sur le Montant TTC calculé.
- Si la case n’est pas cochée :
- et Montant = Réel : le montant facturable est calculé sur le Montant saisit HT.
- et Montant = Réel avec Plafond : le montant facturable est calculé sur le Montant saisi HT et le plafond s’applique sur le Montant saisi HT.
- et Montant = Forfait : le montant facturable est calculé sur le Montant HT calculé.
Taux de commission
Le taux (%) s’applique sur le Montant facturable.
Commission fixe
Le montant s’ajoute au Montant facturable.
Refacturation type
2 options possibles :
- Frais : Ras, comportement normal
- Débours: gestion spécifique de la refacturation, exclusion de la base imposable. Un paramètre permet d’activer/désactiver la gestion des débours sur les catégories de frais.
Bloc Remboursement
Remboursable par défaut
4 options disponibles :
- Réel :
- Le remboursement au collaborateur est calculé sur la base du montant saisi.
- L’utilisateur doit saisir le Montant TTC.
- Réel avec plafond :
- Plafond : montant à saisir
- Le remboursement au collaborateur est calculé sur la base du montant saisi dans la limite d’un plafond.
- L’utilisateur doit saisir le Montant TTC.
- Forfait :
- Montant remboursé TTC : montant à saisir.
- Le remboursement au collaborateur est calculé sur la base d’un montant forfaitaire.
- L’utilisateur doit saisir une Quantité.
- Non :
- pas de remboursement au collaborateur.
Réglée par la société
- Si la case est cochée :
- les Frais sont payés directement par la société, ils ne font pas l’objet d’un remboursement au collaborateur (exclu du Bilan Info Paye).
- ils sont ventilés dans le Journal des Achats (et non celui des frais).
- Si la case n’est pas cochée :
- les Frais sont à rembourser aux collaborateurs, ils remontent dans le Bilan Info Paye. Si un workflow est actif, uniquement les frais validées remonteront dans le Bilan Info Paye.
- les écritures comptables remontent dans le Journal des Frais.
TVA récupérable
- Si la case est cochée : la TVA est déductible.
- Si la case n’est pas cochée :
- le Montant de TVA n’est pas déductible.
- dans la saisie des frais, à côté du Montant TVA : un (i) apparaît “TVA non récupérable”.
- le taux de TVA est ignoré, aucun montant n’est affiché dans le Montant TVA au niveau de la saisie des frais, par contre l’utilisateur est libre d’en renseigner un.
Bloc Achats prestataire
Achetable par défaut
- Si la case est cochée :
- Dans le cas de l'inter société, les frais saisis sont facturables et donc achetables en interne (indépendamment de la facturation au client final).
- Montant : montant à saisir.
- Si la case n’est pas cochée : Dans le cas de l'inter société, les frais saisis ne seront pas facturables interne.
Montant
2 options possible
- Remboursable : le montant qui va remonter sur la facture/achat inter société sera le montant Remboursable au collaborateur.
- Facturable : le montant qui va remonter sur la facture/achat inter société sera le montant Facturable.