LOS DIFERENTES COMPORTAMIENTOS DEL SISTEMA
La regla clave a entender es que Fitnet busca constantemente los elementos facturables respecto a las fechas de facturas planificadas: la producción o los gastos facturables alimentan siempre automáticamente una proposición de factura generada en estatus abierto desde que una fecha de factura es planificada ( de forma automática o manual).
Ningún producto o gastos facturable se dejará por fuera en la solución
Anulación de una proposición de factura
Sólo las proposiciones de facturas en estatus abierto pueden ser anuladas desde el botón Acciones.
Ellas pasarán al estatus canceladas .
Consecuencia de una factura cancelada:
- Ninguna nueva proposición de factura es generada
- La factura anulada y el monto facturable es guardado en memoria y no se elimina
- Ella puede simplemente ser reactivada
- El monto no facturado será automáticamente tomado en cuenta como “Factura de saldo”.
Eliminación de una factura
Toda factura emitida puede ser eliminada desde el botón Acciones pero únicamente luego de que este en estatus almacenada .
Una factura en estatus enviado o pagado
no puede ser directamente eliminada: ella debe regresar al estatus “almacenado”.
Consecuencia de una factura eliminada:
- Para el sistema es como si la factura no hubiese nunca existido
- Fitnet detecta el producto o gasto facturable y la fecha de factura planificada
- Lo que genera automáticamente una nueva proposición de factura en estatus abierto
Recordatorio: para eliminar una fecha de factura antes se debe eliminar la proposición de factura.
Modificaciones del monto de una proposition de factura
El monto a facturar es automáticamente propuesto en ítems de la proposición de la factura pero toda modificación manual es posible al momento de guardar la factura:
- Agregar un ítem
- Eliminar un ítem
- Modificar un ítem
En todos los casos al final:
- Fitnet controla automáticamente el monto de la proposición de factura
- Fitnet calcula la diferencia entre el monto de la fecha de factura y el monto facturado
- Si el monto facturado es inferior a la nueva proposición de factura el resto será automáticamente generado por la solución.
Modificación de una factura almacenada
Modificación de los elementos del contrato
Un contrato que fue facturado puede siempre ser editado, en todos sus elementos: empleados afectados, tarea, tarifa, informe de actividades, etc.
En todos los casos:
- Luego que la factura fue ya emitida
- Ningún cambio de los elementos del contrato viene alterar la factura almacenada
Para que una modificación sea tomada en cuenta y que la factura sea actualizada:
- Se deberá eliminar la factura almacenada
- Fitnet regenerará una proposición de factura
teniendo en cuenta los nuevos parámetros.
Modificación de un monto facturable
Cuando una factura fue ya facturada, siempre es posible modificar el monto facturable cambiando: el monto, la actividad realiza, la tarifa diaria y hasta los gastos por ejemplo.
Recordatorio: ninguna acción luego del almacenamiento de una factura podrá impactar ni perturbar la factura ya emitida - los ajustes son siempre tomados en cuenta y generados a parte.
Consecuencias el monto facturable es modificado:
- en Disminución :
- El monto facturado es ahora superior a la producción facturable.
- La información se encuentra en la pestaña “seguimiento de producción”
- No habrá ningún impacto en la factura ya emitida.
- en Aumento :
- El monto del producto facturable es ahora superior a lo que ya fue facturado
- Lo que genera un resto de facturación: el sistema detecta este resto
- Una nueva proposición de factura es automáticamente generada para compensar la primera fecha de facturación incompleta
- No hay ningún impacto sobre la factura ya emitida
Atención: en un contrato por importe fijo en modalidad manual, el usuario debe crear la nueva fecha de facturación, si el monto fue modificado hacia el aumento. El sistema propone automáticamente la diferencia a facturar luego de la creación. El usuario puede constatar lo que falta por facturar en la descripción del contrato en el “monto del contrato” y en el “monto de las fechas de facturación”.
CASO DE LAS ACTIVIDADES HONORARIAS
No existe la noción de fecha de facturación para las actividades honoraria (horas extraordinarias): la facturación es sistemáticamente mensual.
El módulo de “Prefacturación” propone:
- automáticamente
- a fin de mes
- a partir de la fecha de inicio de intervención ingresada en la ficha de la horas extraordinarias hasta la fecha de fin de la intervención
- una factura a emitir
Los días producidos son globalizados a nivel de la horas extraordinarias y no a nivel de los empleados afectados a las horas extraordinarias.
El sistema propone automáticamente el número de días a facturar, la proposición puede siempre ser modificada, eliminada o cancelada.
Fitnet controla siempre el monto de la factura después de cada modificación y calcula la diferencia para generar una nueva proposición con el reto a facturar si es necesario.
ANÁLISIS DE LA PRODUCCIÓN VS LA FACTURACIÓN
En la ficha de cada factura bien sea de un contrato por importe fijo, contrato a precio diario o contrato a precio diario limitado.
- Una pestaña “Seguimiento de la producción” siempre esta disponible.
- Para efectuar el análisis de la facturación tomando en cuenta la producción
El seguimiento de la producción se presenta en varias columnas (3 columnas si hay un proyecto):
Fecha de facturación
Esta parte contiene los elementos financieros relativos a las fecha de facturación únicamente.
- Presupuesto inicial = [número de días planificados inicialmente x tarifa] O monto ingresado inicialmente
- Producto Facturable = [número de días realmente realizados x tarifa]
- Monta ya Facturado = el monto ya facturado sobre estas fechas de facturas (fuera de los gastos)
- Lo que falta por facturar = la diferencia entre el Producto Facturable & lo que ya fue Facturado.
Seguimiento del contrato
Esta parte contiene los elementos financieros relativos a todo el contrato
- Presupuesto inicial = monto ingresado manualmente o al principio de la planificación inicial
- Producto Facturable = Producción realizada en el contrato o monto del contrato a precio diario.
- Monta ya Facturado = el monto facturado en el contrato
- Lo que falta por facturar = la diferencia entre el Producto Facturable & lo que ya fue Facturado.
- Lo que falta por facturar estimado = diferencia entre el monto de la planificación estimada y lo que ya fue facturado (en un contrato a precio diario).
Seguimiento del proyecto
Esta parte contiene los elemento financieros relativos al conjunto del proyecto