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Etats et suivi des règlements des factures

Le menu “Factures” du module Facturation rassemble toutes les factures de la société, ligne par ligne en détaillant les éléments des factures :

  • N° - Client - Projet - Affaire

  • Type de facture - État ou statut

  • Description des items

  • Échéance - Date de facturation

  • Date de règlement attendu - Date de règlement réel

  • Montant : frais - production - TVA - HT & TTC - reliquat

Rappel : Le menu “Factures” ne contient pas de proposition de facture mais uniquement les Factures.

Le statut des factures

Le menu “Factures” contient donc uniquement les factures en statut :

  •  Facture enregistrée

  •  Facture envoyée

  •  Facture réglée

 

A ce stade le passage d’un statut à un autre des factures est manuel :

  • Soit au niveau de la facture même : En affichage de la facture un bouton permet de “passer au statut suivant”  ou “revenir au statut précédent” 

  • Soit sur la page du menu “Factures” depuis le bouton général  >> “passer au statut suivant”  ou “revenir au statut précédent”, disponible au dessus du tableau des factures, après avoir sélectionné la/les facture(s) concernée(s). L’intérêt de passer par ce bouton général est de pouvoir effectuer une action en masse par multi-sélection de facture.

  • Un paramétrage particulier à activer permet de faire passer automatiquement la facture en statut réglé , dès lors qu'une date de règlement réel est renseignée.

Le suivi des règlements

La gestion des dates de règlement

Une facture ayant été enregistrée il est ensuite possible d’en suivre le règlement. Sur chaque facture 2 propriétés sont dédiées à ce suivi :

  • Date de règlement attendu

  • Date de règlement réel.

 

Ces informations couplées aux statuts  Facture envoyée &  Facture réglée permettent une gestion efficace des règlements.

L'identification des factures en souffrance

Les paramètres de recherche ou filtres du menu “Factures” utilisent les propriétés des factures concernant les règlements : dates et statuts pour identifier les factures en souffrance.

En filtrant la recherche Fitnet fait automatiquement état des factures dont le règlement est toujours attendu.

Plusieurs critères sont disponibles :

- Client (optionnel) : Si aucun client n’est sélectionné ce critère est ignoré.

- Statut de la facture

- Date de facturation : Début / Fin de critère de recherche

- Date de règlement attendu : Début / Fin de critère de recherche

- Date de règlement réel : Début / Fin de critère de recherche

 

L’intérêt est ensuite de poursuivre l’action par un envoi d’email/courrier type relance : en sélectionnant les factures en souffrance puis via le bouton  >> Envoyer.