Présentation Générale
Le Reporting Suivi Production / Facturation permet de lister des affaires et de faire des consolidations des calculs au niveau du Projet, du Client et de la Société. Chaque utilisateur peut définir son propre axe d’analyse grâce aux différentes options cochables.
Le Reporting peut permettre notamment aux Chefs de Projet de vérifier que la planification correspond au devis ou budget, d’ajuster le prévisionnel en constatant les écarts du réalisé dans le passé, d’observer la planification par rapport au réalisé pour connaître le reste à faire par affaire, le trop produit par affaire…
Pour les Administratifs et Comptables, ce Reporting permet notamment de savoir s’ils n’ont pas assez facturé et de calculer le cas échéant les F.A.E (Facture à établir) ou s’ils ont trop facturé et de calculer alors les P.C.A (Produit Constaté d’Avance).
Deux types de filtres sont disponibles, le filtre sur les Activités et les filtres sur les Collaborateurs.
Les Filtres
Filtres “Activités”
Voici les filtres disponibles sur ce Reporting :
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Filtres “Collaborateurs”
Voici les filtres disponibles sur ce Reporting :
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Paramètres : Choix de l'axe d'analyse
Chaque utilisateur va pouvoir définir les paramètres qu’il souhaite pour définir son propre axe d’analyse.
- Valorisation
Deux options de valorisation disponibles : le Chiffres d’Affaires et le Nombre de Jours. Ce sont deux tableaux différents.
- Consolidation
Quatre types de consolidation possibles : Société, Business Unit, Client de rattachement, Catégorie. La consolidation permet de définir le niveau le plus haut de regroupement des affaires.
- Niveau de consolidation
Trois niveaux de consolidation disponibles :Aucun, Profil ou Collaborateur.
- Période
La période permet de borner l’analyse, il n’est pas obligatoire de la définir. Par défaut, la période correspond à la période comptable en cours.
Date début : date de début des calculs par défaut = la date de début d’exercice. Cette information est définie et modifiable dans Configuration > Editer Société :
Date fin : date à laquelle les calculs s’arrêtent.
- Indicateurs
Voici les différents indicateurs qu’il est possible de cocher pour réaliser son analyse :
A chaque fois qu’un indicateur est coché, il sera comparé aux autres indicateurs sélectionnés dans une colonne “VS”. Par exemple je compare le Devis et/ou la Production initiale et/ou la Production prévisionnelle et/ou la Facturation. Ces indicateurs permettent d’effectuer la comparaison.
- Options
Inclure la Préfacturation : option visible seulement si l’Indicateur “Facturation” est coché. Cette option permet de tenir compte des propositions de factures (facture “ouvertes”).
Inclure les Achats facturables : option uniquement visible si les Indicateurs Production Réelle et/ou Facturation sont cochés.
- En production réelle, l’option permet de tenir compte des Achats facturables.
- En facturation, permet de tenir compte des Achats facturés.
Inclure les Frais facturables : option visible seulement si les Indicateurs Production réelle et/ou Facturation sont cochés.
- En production réelle, l’option permet de tenir compte des Frais facturables.
- En facturation, l’option permet de tenir compte des Frais facturés
Exclure les Livrables : l’option permet d’avoir une analyse uniquement sur la production (collaborateurs ou profils de collaborateur).
- Statut des Affaires
Il est possible de sélectionner les Affaires en fonction de son statut :
Opportunité : sélection des Affaires en statut “Opportunité”. Il faut alors choisir la valorisation : Pipe Brut ou Pipe Corrigé
Lancée : sélection des Affaires en cours.
Clôturée : sélection des Affaires terminées. Il faut alors “borner” la recherche par les dates souhaités.
- Recherche
Le bouton Recherche permet de lancer la recherche, une fois tous les filtres, options et paramètres sélectionnés.
- Réinitialiser
Le bouton Réinitialiser permet de remettre tous les filtres et paramètres à la configuration d’origine.
- Export excel/Export excel à plat
Le Reporting Suivi Production/Facturation est exportable sur Excel. Chaque utilisateur peut réaliser l’export qu’il souhaite en sélectionnant les colonnes voulues pour son analyse, via le bouton “engrenage”
.
Désignation de l'Affaire
Comme indiqué précédemment, chaque utilisateur peut configurer les champs désignant son affaire qu’il souhaite voir s’afficher. Le système conserve la présentation choisi par défaut. L’icône “engrenage” permet de sélectionner les colonnes à afficher. Il suffit de cocher les champs qu’on souhaite afficher. Les champs disponibles correspondent aux propriétés de l’Affaire :
- Société
- Client
- Type Client
- Projet
- Affaire
- Description de l’Affaire (le descriptif s’affiche lorsque l’on passe sur l’icône
) - Statut
- Chef de Projet
- Mode de facturation
- Date début
- Date fin
- Date clôture : s’affiche uniquement si le filtre “Affaires clôturées” est appliqué
Indicateurs
Valorisation = Chiffre d'Affaires
Devis
Le devis permet d’ajouter des :
- Services (affectation d’un Profil Collaborateur) : une fois l’affaire lancée, l’indicateur correspond aux Affectations.
- Articles : une fois l’affaire lancée, l’indicateur retient les Livrables
La colonne Total correspond au Total de la prestation :
Montant Total du DEVIS = (TJM x Nb jours) + (Prix Unitaire x Quantité)
Production Initiale
Lorsque l’affaire est lancée en production, le planning initial peut être ajusté. La règle est alors la suivante : le Prévisionnel est considéré comme Réalisé dans le passé et Prévisionnel (le planning initial ou planning initial ajusté) dans le futur.
Le total de la prestation correspond à :
Prestation = TJ x Nb jours (à la date arrêtée) ou Montant Unitaire x Quantité (à la date arrêtée)
Production Réelle
Une fois l’affaire lancée, les collaborateurs affectés vont pouvoir saisir leur temps sur l’affaire, des notes de frais facturables et des achats facturables (autres que livrables).
Le montant total correspond à :
Production Valorisée Réelle = TJ x Nb jours (à la date arrêtée) + Frais facturables + Achats facturables ou Montant Unitaire x Quantité (à la date arrêtée) + Frais facturables + Achats facturables
Facturation
Pour l’indicateur Facturation plusieurs colonnes s’affichent :
Une colonne pour la Facturation, pour les Avoirs, pour la Préfacturation (les propositions de factures) et le Total de la prestation facturable.
Le total de facturation est calculé comme suit :
Total = Prestation Facturable + Frais facturés + Achats Facturés = Factures émises (Factures à partir du statut enregistré si l’option “Inclure la Préfacturation n’est pas cochée”).
Dans le cas d’une remise, celle-ci se déduit automatiquement du montant de la Prestation.
Les montants correspondent aux montants disponibles dans l’Affaire, volet Facturation, Onglet “Etat de Facturation”.
Comparaison des Indicateurs
Le reporting permet de comparer les différents Indicateurs. Pour comparer des Indicateurs, il suffit de cocher les checkboxs correspondantes :
Valorisation = Nombre de Jours
Devis
Le Total correspond au nombre de jour total affecté dans le Planning initial à la date arrêtée. Seules les affectations remontent ici, il n’y a pas de valorisation aux livrables.
Ces valeurs correspondent aux valeurs affichées dans l’Affaire, dans le bloc Devis.
Dans le reporting :
Production Initiale
Le Total correspond au nombre de jour total affecté dans le Planning Initial à la date d’arrêté. Seules les affectations remontent ici, il n’y a pas de valorisation aux livrables.
Ces valeurs correspondent aux valeurs affichées dans l’Affaire, dans le Bloc Affectation, Planning Initial.
Production Prévisionnelle
Le Total correspond au nombre de jour dans le Planning Prévisionnel à la date d’arrêté.
Ces valeurs correspondent aux valeurs affichées dans l’Affaire,Bloc Affectation “Planning Prévisionnel”.
Dans le Reporting :
Production Réelle
Le Total correspond au nombre de jour dans le Planning Réalisé à la date d’arrêté.
Les valeurs du Reporting correspondent aux valeurs affichées dans l’Affaire, Bloc Affectation, “Planning Réalisé” :
Dans le Reporting :
Facturation
Le Total correspond au nombre de jour facturé à la date d’arrêté.
Les valeurs indiquées dans le Reporting correspondent aux valeurs indiquées dans l’Affaire, Bloc Facturation > Consultation de la Facture : Quantité.
Dans le Reporting :
Comparaison des Indicateurs
Avec une valorisation au nombre de jours, vous pouvez, de la même manière qu’en valorisation Chiffre d’Affaires, comparer différents Indicateurs, en les sélectionnant dans les paramètres :