Ce reporting est un registre du personnel. Il peut être exporté dans un fichier Excel.
Dès la première embauche (et quel que soit l'effectif de l'établissement), l'employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :
- - identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
- - carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,
- - type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...
- - pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail,
- - pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)
Ce registre peut être tenu sur support numérique.
Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.
