Fitnet Manager vous permet de refacturer vos frais facilement et automatiquement. Pour que cette configuration soit active, une note de frais doit remplir 3 conditions:
1ère condition: Facturation automatique de la catégorie de frais
La catégorie de frais à laquelle est rattachée votre note de frais doit contenir la facturation automatique.
Pour cela, vous pouvez aller la créer ou modifier une catégorie de frais existante depuis Configuration > Affaires > Catégories de notes de frais
Pour l'implémenter, deux solutions:
- On peut cliquer directement sur la checkbox disponible dans la liste
- Vous pouvez cliquer sur la checkbox directement depuis une catégorie de frais. Le paramètre "Facturation par défaut", disponible plus haut, permet d'avoir par défaut la facturation activée lorsque vos collaborateurs créeront leurs notes de frais.
2ème condition: Note de frais facturable
Lors de l'ajout de votre note de frais, vous avez la possibilité de refacturer à votre client ces frais. Si la checkbox n'est pas activée, les frais ne remonteront pas dans les factures liées à l'affaire.
Vous pouvez pré-cocher cette case pour tous vos collaborateurs grâce au paramètre "Facturation par défaut" indiqué précédemment.
3ème condition: Paramétrage du workflow de validation des notes de frais
Si vous n'utilisez pas de workflow de validation, la facturation se fera automatiquement.
Si ce n'est pas le cas, il vous faut activer manuellement l'étape de validation pour laquelle vous allez inclure ces frais dans les factures. Cette configuration s'accède depuis Paramètres>Workflow>Workflows:
Vous pouvez alors choisir la validation Frais.
Il faut alors configurer l'étape de votre workflow à partir de laquelle vous allez facturer. Vous pouvez décider de le faire dès la soumission par le collaborateur, à sa validation pour le collaborateur, ou à des étapes intermédiaires que vous pouvez décider de configurer.
Facturation automatique de vos frais
Dès l'étape de workflow validé, ou la soumission si le workflow n'est pas utilisé, vous verrez alors apparaître automatiquement vos frais dans vos factures. Vous n'aurez pas à le faire manuellement. Pour cela, il faut vous rendre dans Facturation>Préfacturation.
En choisissant l'affaire correspondante à laquelle vous l'avez rattachée, et en la facturant:
On se rend compte que la ligne de refacturation de frais s'est ajoutée automatiquement, avec un montant non disponible.
Vous pouvez alors cliquer sur l'icône de commentaires, et vous aurez alors le détail de toutes les notes de frais renseignées pour cette affaire.
Il est même possible de désactiver certaines notes de frais au moment de la facturation, en décochant la checkbox et en appuyant sur enregistrer.
