Qu'est ce qu'une provision/déprovision de congés ?

Montant :

Pour connaître le montant de la provision congés payés qui doit être enregistrée à la clôture de leur exercice social, les entreprises doivent recenser le nombre de droits acquis à cette date, salarié par salarié, et non encore utilisés. Puis elle doit déterminer le montant de l'indemnité due, pour chaque salarié, au titre de ces droits à congés.

Pour calculer le montant de cette indemnité, deux règles sont en vigueur :

• la règle du dixième selon laquelle l'indemnité est égale à 10 % de la rémunération perçue par le salarié au cours - de la période de référence. L'indemnité est ensuite ajustée en fonction du nombre de jours acquis et pris ;
• la règle du maintien de salaire qui consiste à fixer une indemnité égale au salaire qu'aurait perçu le salarié s'il n'était pas en congé.

Le montant de la provision pour congés payés retenu est celui qui est le plus favorable au salarié.

Ecritures :

La comptabilisation de la provision congés payés intervient à chaque clôture de l'exercice de l'entreprise concernée.

Elle consiste à enregistrer le montant de l'indemnité préalablement estimée ainsi que le montant des charges fiscales et sociales liées à cette indemnité.

Il convient ainsi de procéder aux traitements comptables suivants :

• s'agissant du montant de l'indemnité de congés payés calculée : il doit figurer au débit du compte 6412 « congés payés provisionnés » et au crédit du compte 4282 « dettes provisionnées pour congés à payer » ;
• s'agissant du montant des charges sociales et fiscales estimées : il doit être enregistré au débit des comptes 6452 « congés payés provisionnés » et 631/633 « Autres impôts et taxes », puis au crédit des comptes 4382  « Charges sociales sur congés à payer » et 4482 « charges fiscales sur congés à payer ».

Provisions VS déprovision du congé :

Lors de la validation des Bulletins de salaire, 2 écritures sont automatiquement générées et intégrées en comptabilité, via le logiciel de paye : 

• l’OD de PAYE pour le coût réel du Collaborateur
• la Provision de Congés payés pour intégrer le coûts des congés acquis par les salariés

Problème : Souvent les congés sont remontés en PAYE avec un décalage, donc la Provision de congés payés ne tient pas compte des derniers congés pris, hors comptablement il ne doit pas y avoir ce décalage. Ainsi l’écriture de déprovisionnement permet d’ajuster la provision congés payés afin de tenir compte de ces congés posés non comptabilisés en paye. Le salarié les ayant consommé, et il faut diminuer la provision.

Exemple : 

Edition des bulletins de Septembre en tenant compte des Congés d'Août.

L’écriture de déprovisionnement au 30/09, constitue à valoriser les Congés posés en Septembre.

Besoins :

1. Identifier les Types d’absences qui donnent lieu à provision
2. Identifier les Congés & Absences pris sur ces types d’absences sur le mois clôturé après la coupure pour envoie des variables au service paye
3. Calculer le Montant de la Provision (des Jours posés)
4. Intégrer ce Montant dans le Coût réel du Collaborateur (OD de PAYE)
5. Générer l'Écriture comptable correspondant à cette déprovision dans un Journal d’Opération d’inventaire afin de l’intégrer en comptabilité
6. Générer l’Extourne de  l'Écriture comptable dans un Journal d’Opération d’inventaire afin de l’intégrer en comptabilité