Gestion des devises basique
Par défaut dans Fitnet Manager, on gère une devise par société. Néanmoins, il est possible qu'au sein de différentes sociétés, vous ayez des devises différentes. C'est possible, et vous pourrez configurer une conversion par rapport à la devise du groupe, depuis la fiche Société. Celle-ci est disponible depuis Configuration>Société>Editer Société. Cela permet de calculer des tarifs dans la devise correcte du groupe, et d'avoir des reportings cohérents.
Néanmoins, ce taux de conversion est fixe, on ne peut pas gérer les taux de change à date. Il devient donc très vite compliqué de pouvoir gérer plusieurs devises différentes en même temps, et on perd également du réalisme.
Gestion des taux de change à date
Ce paramètre pour les gérer par mois est activable depuis Paramétrage>Société>Gestion automatique des taux de change à date après avoir choisi la bonne société dans le champ d'application. Ce paramètre n'est pas global à toutes vos sociétés dans Fitnet Manager, il est nécessaire de l'activer pour chaque société. Si vous ne l'activez que sur une des sociétés, les autres continueront avec la gestion basique.
Lors de l'activation de ce paramètre, une pop-up apparaît, qui vous permet de choisir les devises de chaque société. Cette configuration, quant à elle, est unique. Comme nous le verrons tout au long de ces articles, les devises et taux de conversions sont multi-sociétés si utilisés.
Le symbole est un champ texte que vous pouvez remplir manuellement, soit avec un symbole conventionnel ($, £, €, etc.) ou avec le nom de la devise. C'est ce nom qui remontera partout dans l'application, il est donc à choisir de manière pertinente.
Quant à la devise, c'est une liste déroulante de toutes les devises officielles mondiales. Vous pouvez donc associer votre symbole à la devise concrète, avec son trigramme officiel.
Une fois toutes les lignes remplies, vous pouvez valider.
L'activation du paramètre implique directement l'apparition de deux nouveaux champs:
- Gestion automatique des taux de change à partir de
- Periode de mise à jour des taux de change
Gestion automatique des taux de change à partir de
- Avant ce mois, le taux de change utilisé sera celui du tableau de la gestion basique des devises
- A partir de cette date, de ce mois, la gestion sera mensuelle automatiquement
Période de mise à jour des taux de change
Comme nous allons le voir par la suite, les taux de conversion par mois n'est pas à rentrer manuellement. Il est généré automatiquement dès le passage au mois suivant (source: https://openexchangerates.org/). Nous stockons dans nos bases de données les valeurs de conversion du marché chaque mois (en début et en fin de mois), et réalisons un appel API dès qu'il y a un nouveau taux de change présent, ou que celui-ci s'actualise.
Il y a 2 possibilités pour rendre effective le changement de taux de change:
- Le premier jour du mois: on prendra alors le taux de change disponible le 1er pour tout le mois en cours.
- Le dernier jour du mois: on prendra alors le taux de change le jour final (28,29, 30 ou 31) pour affecter tous le mois. Cela veut donc dire que durant le mois de juin 2019 par exemple, on prendra tout le mois en compte le taux de conversion du 31/05, puis, lorsqu'on arrive au premier juillet, et que l'on réalise la bascule, le taux deviendra celui du 30/06. Ce jour du 01/07, il y aura donc un impact sur tous les paramètres soumis à la conversion, notamment dans vos reportings, puisqu'on modifie le calcul a posteriori
Il est toujours possible de le modifier manuellement. Mais chaque modification est imputée sur tout le mois et peut donc être dangereuse. De plus, une fois que vous décidez d'écraser le taux de change, même si vous êtes en paramétrage fin de mois, nous n'actualiserons pas le montant, pour éviter de perdre ce changement que vous réalisez.
Néanmoins, si jamais vous réalisez cette modification manuellement, un bouton apparaît en haut à droite de la devise, et il est possible de faire ce reset manuellement, pour retrouver le taux de conversion officiel.
Définition des taux de change
Les taux de change sont disponibles depuis les fiches sociétés de celles qui ont activé la gestion mul-devises. Dans Configuration>Société>Editer Société, au lieu de retrouver le tableau en haut, à côté de devise, on voit qu'on ne retrouve que la devise de la société, avec l'icône qui indique une mise à jour. Elle nous permet de garder un historique du taux de change postérieur à la date indiquée dans Gestion automatique des taux de change à partir de.
Un onglet devises a été créée en bas de la fiche société. De base, il n'y a pas de configuration si on active ce paramètre en milieu de mois, et aucune conversion puisqu'on ne sait pas vers quelle devise effectuer cette conversion. Il faut donc ajouter une autre devise, pour la définir.
Dans la pop-up qui s'ouvre, vous pouvez choisir une autre devise si elle est déjà existant, ou si vous voulez avoir celle d'une de vos autres sociétés par exemple. Si ce n'est pas le cas, il vous faut ajouter une nouvelle devise. Comme pour les collaborateurs ou les clients, il est impossible de supprimer une devise ajoutée. Il faudra simplement la désactiver si vous ne l'utilisez pas ou plus.
De la même façon, vous pouvez rentrer le symbole de la devise dans Fitnet Manager, et affecter son trigramme officiel.
La comparaison au $ est bien créé, en reprenant automatiquement le bon taux du mois en cours, suivant votre paramétrage
Pour ajouter d'autres devises, il vous suffit d'appuyer une nouvelle fois sur la croix pour ajouter une nouvelle conversion.