Les clôtures de temps, de frais et d'achats permettent d'empêcher les collaborateurs de modifier leurs saisies sur les mois considérés comme clôturés. Cela ne veut néanmoins pas dire que les charges reconnues par l'entreprise sont bloquées car:
- Il est possible de modifier le contrat de travail d'un collaborateur dans le passé, ce qui modifiera la rentabilité d'une affaire si le mode de calcul des charges journalières est en Coût réel.
- Il est possible de modifier le coût journalier estimé sur un profil collaborateur, ce qui modifiera la rentabilité d'une affaire si le mode de calcul des charges journalières est en Coût standard.
- Il est possible d'annuler un frais qui est en processus de validation après clôture du mois
- Il est possible d'annuler un achat qui est en processus de validation après clôture du mois
Toutes ces actions vont être bloquées grâce à la clôture des charges.
Actions préalables
Supposons une affaire sur laquelle sont affectés des collaborateurs internes et externes, sur le mois de Juillet 2024. Ils ont saisi des temps, des achats et des frais.
Il faut ensuite avoir clôturé les temps, les frais, et les achats dans Configuration>Société>Editer société>Mois clôturés.
Il est ensuite possible de clôturer les charges.
/!\ ATTENTION: Si vous avez un workflow actif, il faut que les frais soient au moins au statut Frais validés, ainsi que les achats soient au statut 899, sinon, une pop-up vous invitera à venir valider ces frais/achats comme des charges
Impacts sur les feuilles de temps
Mode de calcul des charges: Coût réel
Ce paramètre est modifiable et/ou consultable dans Paramétrage>Affaires>Mode de calcul des charges sur les affaires.
Dans le cas de Coût réel:
- Si un collaborateur interne a saisi un jour sur un mois clôturé pour les charges, il n'est plus possible de venir modifier les montants du contrat de travail effectif à cette date
- Si un collaborateur externe a saisi du temps sur une affaire pour un mois clôturé pour les charges, Il n'est plus possible de venir modifier son tarif d'achat sur cette affaire (Affaires>Affaires>Affectations>Clic sur le nom du collaborateur)
Mode de calcul des charges: Coût standard
Le coût est déterminé à partir du profil collaborateur. On bloque donc le CJM par défaut, et également, si vous avez une gestion à date d'effet des tarifs des profils (Paramétrage>Dossiers RH>Gestion à date d'effet des tarifs des profils collaborateurs), il est impossible de supprimer ou modifier ce qui est existant. Il n'est possible que de créer une nouvelle tranche, à partir d'une date d'un mois non clôturé !
Il est donc également impossible de modifier le profil du collaborateur, ce qui modifierait le tarif.
Impacts sur les notes de frais
Avec workflow
Tous les frais du mois, pour que la clôture des charges soit possible, doivent au moins avoir atteint l'étape coché comme Frais validés. Si ce n'est pas le cas, une pop-up vous redirigera vers les demandes à traiter.
Il sera donc impossible:
- D'annuler ou refuser un frais en cours en validation (Activités>Demandes>Demandes à traiter)
- D'annuler un frais déjà validés (Activités>Demandes>Demandes traitées)
- De revenir à un statut précédant l'étape Frais validés (bouton Retourner)
Il sera néanmoins possible de retourner du statut "Justificatif reçu" au statut "Note de frais validée, en attente de paiement", puisque les frais sont déjà validés, cela n'a pas d'impact sur la prise en compte comme charge.
Sans workflow
Il n'y a pas d'impact. Toute note de frais est considérée comme effective, donc la clôture des frais bloque toute modification.
Impacts sur les achats
Avec workflow
Cela fonctionne exactement comme pour les frais précédemment décrit. Néanmoins, l'étape Frais validés n'existant pas dans le workflow des achats, c'est l'étape 899 qui est choisie comme déterminant la limite entre un achat confirmé et non confirmé.
Une fois cette étape atteinte, il est donc impossible d'annuler un achat, ou de revenir en arrière.
Sans workflow
Il n'y a pas d'impact. Tout achat au statut Confirmé est considéré comme effectif, donc la clôture des achats bloque déjà toute modification.