Paramètre et Configuration
/!\ Il faut sélectionner une société dans le champs d'application avant d'ajouter le paramètre. Il ne peut pas s'appliquer par défaut.
Deux paramètres complémentaires sont liés à la gestion dématérialisée des notes de frais, dans Paramétrage>Activités>Frais.
La gestion dématérialisée des notes de frais est activée avec le second. Mais il y a des conditions.
Pour activer ce paramètre, il faut qu'un workflow sur les frais existe sur la société en question. La signature électronique sur les pièces jointes des frais sera appliqués à partir de l'étape frais validés.
Sur cet exemple la certification sera faite sur l'étape 500.
Utilisation
La dématérialisation des notes de frais rend obligatoire l'ajout de pièces jointes sur les frais pour soumettre ses frais. (En workflow unitaire ou mensuelle).
La fonctionnalité a pour objectif d'authentifier les preuves des notes de frais pour justifier de la comptabilité générée. Un frais sans justificatif n'est donc pas accepté. Il est également impossible de supprimer un justificatif à partir du moment où la note de frais est dans le workflow.
Signature électronique
A partir de l'étape 500 la signature électronique est appliquée sur le justificatif. Celle-ci est visible depuis un lecteur de PDF comme Adobe Reader.
Cependant, il peut arriver que vous ayez des catégories sans justificatifs, comme pour les frais kilométriques. Dans ce cas, l'activation du second paramètre (Paramétrage>Activités>Frais>Bloquer la soumission de NDF à validation si pas de justificatif rattaché) ajoute une colonne Dispense de justificatif dans les catégories de notes de frais. Celle-ci vous permet d'enlever le côté obligatoire pour chacun des frais de cette catégorie.
