Émettre, recevoir et suivre vos factures

Statut du cycle de vie	Signification	Qui le déclenche
Déposée (obligatoire)	Déposée sur la plateforme de l'émetteur ; premiers contrôles techniques passés.	Émetteur / PA
Rejetée (obligatoire)	Rejet technique par une plateforme (format, mention manquante, doublon, adressage). Statut terminal : corriger et réémettre.	Plateforme agréée
Refusée (obligatoire)	Refus métier par le destinataire, avec motif. Statut terminal : émettre un avoir ou une facture rectificative.	Destinataire
Encaissée (obligatoire)	Paiement encaissé ; porte les données de paiement servant au pré-remplissage de la TVA.	Émetteur
Mise à disposition	La facture est rendue accessible au destinataire.	PA destinataire
Prise en charge	Le destinataire accuse réception ; le délai de paiement commence à courir.	Destinataire
Approuvée	Facture validée (bon à payer), en totalité ou en partie.	Destinataire
En litige	Contestation en cours, avec motif ; suspend le délai de paiement.	Destinataire
Suspendue	Traitement interrompu en attente d'une pièce (ex. bon de livraison).	Destinataire
Paiement transmis	Virement émis par le destinataire ; encaissement en attente.	Destinataire

 

Quatre statuts sont obligatoires et remontent à l'administration via le PPF (Portail Public de Facturation) (Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée) ; les autres sont recommandés et servent au pilotage. Changement de paradigme : votre décision d'approuver ou de refuser une facture se traduit par un signal officiel renvoyé à l'autre partie. Une facture refusée ou en litige doit donc être traitée avec la même rigueur qu'un échange écrit. 

 

Pour chaque facture émise, Fitnet affiche l'avancement du cycle de vie, sans avoir à vous connecter à la plateforme :

• La facture a-t-elle bien été transmise à la Plateforme Agréée ?
• A-t-elle été acheminée vers la plateforme du client ?
• A-t-elle été approuvée, refusée ou mise en litige ?
• A-t-elle été déclarée comme encaissée ?

  

 3. Émettre une facture électronique

3.1. Créer et émettre une facture

Objectif : transmettre une facture conforme à un client professionnel via la Plateforme Agréée.

Prérequis :

L'adresse électronique du client est renseignée dans sa fiche (voir Partie 1).

Les mentions obligatoires de votre société sont à jour.

Étapes

1. Depuis le module Facturation, cliquez sur « Nouvelle facture »
2. Sélectionnez le client et renseignez les lignes de facturation.
3. Vérifiez les mentions obligatoires
4. Validez la facture : son statut passe à « Enregistrée ».
5. Cliquez sur les trois points → Envoyer e-facture pour la transmettre via la Plateforme Agréée.

  

  

  

Résultat attendu : la facture est transmise ; son statut Fitnet passe à « Envoyée » et son cycle de vie démarre (« Déposée », puis « Mise à disposition » une fois acheminée au client). 

Bon à savoir

Le client reçoit la facture électronique structurée (format UBL) accompagnée, le cas échéant, de son PDF de présentation : un seul envoi, deux usages.

 3.2. Joindre des documents annexes

Objectif : transmettre des justificatifs avec la facture (justificatifs de frais, CRA, annexes etc.).

Étapes

1. Depuis la facture, ouvrez la zone « Pièces jointes ».
2. Ajoutez les documents annexes
3. Émettez la facture : les pièces jointes accompagnent l'envoi.

Résultat attendu : les documents annexes sont transmis avec la facture électronique.

Bon à savoir

Les CRA, les comptes rendus de frais ainsi que les justificatifs de notes de frais sont proposés automatiquement par l’outil lors de l’envoi de la facture. Il suffit simplement de cocher la case correspondante pour les joindre à l’envoi.

 3.3. Facturer une entité publique (Chorus Pro)

Objectif : adresser une facture à une collectivité ou une administration (B2G).

L'envoi des factures vers le secteur public (B2G) via Chorus Pro n'est pas modifié dans Fitnet. Si vous êtes déjà connecté à Chorus Pro et que vous gérez l'envoi de vos factures publiques directement depuis Fitnet, vous continuez exactement comme aujourd'hui : même processus, mêmes écrans, aucune action nouvelle.

Bon à savoir

La réforme ne remet pas en cause votre flux B2G existant. Fitnet continue de déposer vos factures publiques sur Chorus Pro comme il le fait déjà : rien à reparamétrer, aucune étape supplémentaire de votre côté.

 3.4. Suivre une facture émise

Depuis la liste des factures émises, chaque ligne affiche le statut du cycle de vie. Vous identifiez en un coup d'œil les factures approuvées, refusées, en litige ou encaissées, et le canal de transmission (électronique ou autre).

  

  

  

💡 Astuce

Filtrez la liste par statut (par exemple « Refusée ») pour traiter en priorité les factures qui demandent une action. 

🧾 Exemple

Émettre la facture FAC-2026-0042 à Client Béta

1. Création : la facture est en « Proforma ».

2. Validation : elle passe en « Enregistrée ».

3. Émission : statut Fitnet « Envoyée », cycle de vie « Déposée ».

4. Client Béta approuve la facture : cycle de vie « Approuvée ».

5. À réception du paiement, vous déclarez l'encaissement : « Encaissée ».

 4. Recevoir une facture fournisseur

Les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent automatiquement dans le module Achats, avec leurs données pré-remplies. Vous n'avez plus à les saisir ni à aller les chercher sur un portail externe.

4.1. L'interface de réception 

Le module Achats présente la liste de vos factures fournisseurs. Une facture reçue y apparaît avec ses données déjà renseignées : fournisseur, montant, TVA, numéro facture, date.

Chemin : module achat → Factures d’achats reçues

  

Bon à savoir

Une vue unifiée regroupe les factures reçues en électronique et celles importées manuellement, pour vous éviter de jongler entre deux espaces pendant la période de transition 2026-2027

 4.2. Valider ou refuser une facture reçue

Objectif : approuver une facture fournisseur avant paiement, ou la refuser avec un motif.

Étapes

1. Ouvrez la facture reçue depuis le module Achats.
2. Vérifiez les données pré-remplies et, le cas échéant, le rapprochement avec la commande.
3. Cliquez sur « Approuver » pour valider, ou sur « Refuser », « Contester » , « Suspendre » en indiquant un motif.

  

  

  

Une fois le paiement émis, plus aucune action n’est requise : le cycle est terminé

  

Résultat attendu : votre décision est enregistrée et un signal officiel est renvoyé au fournisseur (acceptation ou refus motivé).

Bon à savoir

Votre circuit de validation habituel (par exemple l'approbation par le chef de projet) reste en place : ce qui change, c'est que la saisie manuelle disparaît et que votre décision devient un statut officiel. 

 4.3. Rapprocher avec une commande

Lorsqu'une facture reçue correspond à une commande, Fitnet permet de la rapprocher pour contrôler les montants.

Après réception de la facture, il est nécessaire de vérifier les informations renseignées afin de s’assurer qu’elles sont correctes.

Fitnet permet ensuite de rattacher la facture à une mission existante ou de créer une nouvelle mission si nécessaire. Il est également possible de rattacher un achat existant à la facture, ou d’en créer un directement depuis celle-ci.

Ces options permettent d’organiser le traitement des factures reçues de manière plus structurée, en associant chaque facture à l’achat et à la mission correspondants, lorsque ces éléments existent.

Si aucune mission ou aucun achat ne doit être associé à la facture, ces champs peuvent être laissés vides.

  

Attention

Une facture reçue est un document unique : vous ne pouvez pas fusionner plusieurs factures fournisseurs en une seule entrée.

 5. Le tableau de bord de suivi

Le tableau de bord rassemble, en une vue unique, vos factures reçues ( électroniquement et manuellement), leurs statuts et les actions à mener. Il vous évite de vous connecter à la plateforme pour suivre vos flux.

5.1. Ce que vous y suivez

• Vos factures émises et leur cycle de vie : déposée, mise à disposition, approuvée, refusée, en litige, paiement transmis, encaissée.
• Vos factures reçues et leur statut de validation : mise à disposition, prise en charge, approuvée, suspendue, en litige, refusée, paiement transmis
• Les actions à mener : factures refusées à corriger, factures fournisseurs en attente de validation.
• Le canal de transmission : une icône distingue les factures électroniques des factures hors e-invoicing sur l’interface facture émise

  

 5.2. Filtrer et agir

Utilisez les filtres par statut, par période et par fournisseurs pour cibler les factures qui demandent une action, puis ouvrez la facture concernée directement depuis le tableau de bord.

  

 6. Questions fréquentes

Quelle différence entre le statut Fitnet et le statut du cycle de vie ?

Le statut Fitnet (Proforma, Enregistrée, Envoyée, Réglée) décrit l'avancement interne de la facture dans le logiciel. Le statut du cycle de vie (Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée, complété des statuts recommandés comme Mise à disposition, Approuvée ou En litige) est le statut officiel partagé avec l'autre partie via la plateforme.

Que se passe-t-il si une facture émise est refusée ?

Le refus, accompagné d'un motif, vous est remonté dans Fitnet. Vous corrigez puis réémettez une facture (ou un avoir suivi d'une nouvelle facture selon le cas). Traiter un rejet après envoi est plus coûteux qu'un contrôle avant envoi : vérifiez les données avant d'émettre.

Le PDF de ma facture disparaît-il ?

Non. La facture électronique structurée (UBL) accompagne un PDF de présentation pour votre client. En interne, vous continuez à travailler avec le PDF ; la transformation au format réglementaire intervient à l'émission.

Dois-je aller sur un portail externe pour voir mes factures reçues ?

Non. Les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent directement dans le module Achats de Fitnet, avec leurs données pré-remplies. Votre flux de validation s'y applique comme aujourd'hui.

Comment distinguer une e-facture d'une facture hors e-invoicing ?

Dans Fitnet, chaque facture est identifiée par son canal de transmission au moyen d'une icône ou d'un statut. D'un point de vue réglementaire, une e-facture est un document structuré transmis via une Plateforme Agréée ; une facture hors e-invoicing reste un envoi PDF/papier, encore autorisé pendant la transition.

Dois-je déclarer le paiement de mes factures ?

Oui : la réforme introduit la déclaration des données de paiement (date et montant) pour les factures électroniques. C'est distinct du virement lui-même : vous déclarez que la facture a été payée. Le statut passe alors à « Encaissée ».